Unterschiede

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--- lsf:manual_verwaltung_personal:personendaten_ins_belegsystem_eintragen [2022/12/14 15:15] – Der Setzer
+++ lsf:manual_verwaltung_personal:personendaten_ins_belegsystem_eintragen [2022/12/14 16:05] (aktuell) – Der Setzer
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-====== Belegsystem Anleitung zur Eintragung von Personaldaten für Mitarbeiter*in(nen) ======
+====== - Belegsystem Anleitung zur Eintragung von Personaldaten für Mitarbeiter*in(nen) ======
-===== Einleitung =====
+===== - Einleitung =====
-==== Vorinformation zum edv-technischen Prozedere ====
+==== - Vorinformation zum edv-technischen Prozedere ====
 Personaldaten von Mitarbeitenden an der ASH werden in zwei Datenbanken gespeichert: im LDAP und im elektronischen Belegsystem.
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 Aus den genannten Gründen empfiehlt es sich, möglichst frühzeitig Personaldaten für (neue) Mitarbeitende einzutragen, damit die dazugehörigen Zugriffsrechte auf die IT-Dienste (Laufwerke etc.) rechtzeitig zur Arbeitsaufnahme zur Verfügung stehen.
-==== Praktische Umsetzung ====
+==== - Praktische Umsetzung ====
 **Wichtig: Zwingend notwendig zur Erstellung eines Benutzerkontos müssen folgende Angaben eingetragen werden: Name, Personalstatus, Geburtsdatum, Zuordnung zu Einrichtung, E-Mailadresse, vollständige Postanschrift (Straße, PLZ, Ort), Anfang (und ggf. Ende des Arbeitsvertrages).**
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 persönlich: Mo bis Do von 10:00 Uhr bis 15:00 Uhr in Raum 222</del>
+===== - Eintragungen für neue Mitarbeitende =====
+**Wichtig: Zwingend notwendig zur Erstellung eines Benutzerkontos müssen folgende Angaben eingetragen werden: Name, Personalstatus, Geburtsdatum, Zuordnung zu Einrichtung, E-Mailadresse, vollständige Postanschrift (Straße, PLZ, Ort), Anfang (und ggf. Ende des Arbeitsvertrages).**
+(Die E-Mailadresse muss keine ASH-E-Mail-Adresse sein, es kann auch eine private E-Mail-Adresse sein.)
+==== - Einloggen und Rolle wählen ====
+Sie loggen sich mit Ihren Zugangsdaten in das elektronische Belegsystem ein und wechseln ggf. die Rolle zum **Einrichtungsadmin**:
+{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:2a_personen1.png?direct |}}
+==== - Neue Person anlegen und Daten eintragen ====
+Nach dem Einloggen in das Belegsystem wählen Sie in der oberen waagerechten Leiste den Menüpunkt **Personen**. In der folgenden Ansicht wählen Sie in der linken Menüleiste **Personen bearbeiten** aus. In der Maske Suche nach Personen wählen Sie unten **Neue Person** durch „Anklicken“ aus, s.u. Bitte prüfen Sie zuvor, ob es die Person bereits gibt: Namen eingeben und auf **Suche starten** klicken:
+{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:2b_personen1.png?direct |}}
+In die jetzt erscheinende Maske tragen Sie die Daten der neuen Person folgendermaßen ein:
+{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:2b_personen2.png?direct |}}
+Nach vollständiger Eintragung der Daten, klicken Sie auf **Speichern**.
+Die Person ist jetzt im Belegsystem angelegt. Bitte vergessen Sie nicht das **Geburtsdatum** und ggf. Angaben zum **Titel** und **akademischen Grad der Person**.
+**Das Geburtsdatum wird zwingend zur Erstellung des Nutzeraccounts benötigt.**
+Nach dem Speichern erscheinen Auswahlkarteien (Registerkarten) und die Menüpunkte **1 2 3** oberhalb der Eingabe-Maske:
+{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:2b_personen3.png?direct |}}
+Auf der Registerkarte **Funktionen** auf dem Menüpunkt **1** bestimmen Sie die Einrichtung und die **Funktion** anhand des jeweiligen Auswahlmenüs.
+An dieser Stelle werden der jeweiligen Abteilung (= **Einrichtung**) Mitarbeitende (= **Funktion**) zugeordnet, wie hier im Beispiel ein(e) Mitarbeiter(in) dem Sekretariat:
+{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:2b_personen4.png?direct |}}
+Finden Sie in der Auswahlliste eine Funktion nicht, wenden Sie sich bitte an [[lsf@ash-berlin.eu]].
+Nach Speichern der Eingabe erscheint am Anfang der Datenzeile ein grünes Häkchen:
+{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:2b_personen5.png?direct |}}
+Notwendig ist die Eintragung des Arbeitsbeginns (= **Von**) und bei befristeten Verträgen auch das Ende des Vertrages (= **Bis**) am Ende der Datenzeile:
+{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:2b_personen6.png?direct |}}
+Auf der Registerkarte **Dienstadresse** tragen Sie das **Dienstzimmer** anhand des Auswahlmenüs ein. //FIXME//<del>Bei Dienstadressen in der Döbelner Straße wählen Sie bitte **Außengebäude** Dö. Raumnummer (s.u.) aus:</del>
+{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:2b_personen7.png?direct |}}
+Durch Anklicken des Links **Übernehmen** wird die Adresse automatisch hinzugefügt:
+{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:2b_personen8.png?direct |}}
+Bei Lehrbeauftragten, die keinen eigenen Raum an der ASH haben, bleiben die Felder leer.
+Anschließend tragen Sie an dieser Stelle fehlende Daten wie **Telefon** und **E-Mail Adresse (Voraussetzung für die Erstellung eines ASH-Accounts)** in die Maske ein und bestätigen Ihre Eintragungen mit **Speichern**.
+Hier werden auch **E-Mail-Adresse** und **Telefonnummer** von Lehrbeauftragten eingetragen, die den Studierenden bekannt gemacht werden sollen:
+{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:2b_personen9.png?direct |}}
+Auf der Registerkarte **Privatadresse** tragen Sie bitte die **Privatdresse (Voraussetzung für die Erstellung eines ASH-Accounts)** ein, setzen das Häkchen bei **nicht öffentlich** und bestätigen mit **Speichern**:
+{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:2b_personen10.png?direct |}}
+Hier ist bei Mitarbeiter*innen und Professor*innen die ASH-E-Mailadrese einzutragen, für Lehrbeauftragte erneut die private E-Mail-Adresse.
+Auf der Auswahlkartei **Gehört zu …** wählen Sie entsprechend die Abteilung und Aufgaben und damit die Zugehörigkeit an der ASH aus und bestätigen die Auswahl mit **Speichern**:
+{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:2b_personen11.png?direct |}}
+Die Aufzählungen des Strukturbaums sind Links, die anklickbar und somit aufklappbar sind. So können Sie die gewünschte Abteilung auswählen.
+Alle Lehrenden gehören zu ASH-Dozent*innen.
+Im Menüpunkt **3** auf der Registerkarte **Login** tragen Sie die Daten zum Login/ Anmeldung ein.
+Der Benutzername setzt sich wie folgt zusammen: Nachname plus 1. Buchstabe des Vornamens, wobei alle Buchstaben klein geschrieben werden. Bei Doppelnamen bitte nur den ersten angeben, bei Nachnamen mit Umlauten werden diese aufgelöst (ä=ae, ü=ue, ö=oe). Die **maximale Länge** des Benutzernamens beträgt **12 Zeichen**!//FIXME//
+//OBSOLETE?//
+Beispiel Benutzername: Name = Andrea Müller-Schulze → muellera.
+Das Passwort müssen Sie nicht manuell eingaben. Aus dem Straßennamen der Privatadresse und dem Geburtsdatum wird für die Benutzeranmeldung im Netz der ASH das Passwort automatisch generiert.
+Bitte geben Sie auch hier die Dauer des Vertrages (**Von, Bis**) an, um die Gültigkeit des Accounts automatisch setzen zu können **(Voraussetzung für die Erstellung eines ASH-Accounts)**:
+{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:2b_personen12.png?direct |}}
+Das Ende-Datum ist nur für befristete Verträge nötig.
+Nach dem Speichern erscheint hinter dem Endedatum ein kleines Dreieck:
+{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:2b_personen13.png?direct |}}
+Dieses Dreieck klicken Sie bitte an, um z.B. für Lehrende und Mitarbeiter*innen der Verwaltung die Rolle festzulegen, s.u..
+**Ohne diese Rolle ist kein Login ins Belegsystem und in Moodle möglich.**
+{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:2b_personen14.png?direct |}}
+{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:2b_personen15.png?direct |}}
+Wird statt eines Dreiecks die Meldung angezeigt, dass der/die Nutzer*in bereits existiert, muss ein neuer Benutzername gebildet werden.
+Beispiel: Als Nutzerin soll Agnes Müller eingetragen werden.
+Der Benutzername existiert bereits (muellera für Andrea Müller-Schulze). In diesem Falle wird Benutzername aus Nachname plus 1. und 2. Buchstabe des Vornamens gebildet: muellerag.
+Folgende Daten sind nun für alle sichtbar:
+{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:2b_personen16.png?direct |}}
+==== - Fehlermeldung bei Eintragung ====
+Nach Eingabe des Logins und des Anfangsdatums des Arbeitsvertrages einer Person kann es in seltenen Fällen zu folgender Fehlermeldung kommen:
+{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:2c_personen1.png?direct |}}
+Dieser Fehler tritt auf, wenn z.B. externe Studierende hier als Tutor*in gearbeitet haben oder Personen vorher in wissenschaftlichen Projekten o.ä. tätig waren und nun in anderer Funktion als Mitarbeitende eingetragen werden sollen.
+Dann ist der Benutzername (=Login) bereits in der Nutzerverwaltung (LDAP) vorhanden, aber im Belegsystem nicht.
+Wenn es sich um diesselbe Person handelt, bitte **Trotzdem speichern**.
+Wenn es sich um eine andere Person handelt, wählen Sie bitte ein anderes Login.
+===== - Datenänderungen für Mitarbeitende, die bereits Hochschulangehörige sind =====
+Nach dem Einlogen in das Belegsystem suchen Sie die gewünschte Person unter **Suche nach Personen** mit ihrem **Nachnamen**:
+{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:3_personen1.png?direct |}}
+Die **Suche nach Personen** liefert das folgende Ergebnis:
+{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:3_personen2.png?direct |}}
+Nur Sie in der Rolle als **Einrichtungsadministrator*in** können alle Personendaten so wie oben dargestellt sehen. Externe bzw. Studierende sehen nur den Teil der Daten, der öffentlich freigegeben ist.
+Über den Edit-Button gelangen Sie in den Editiermodus.
+Daten, die ggf. bei bereits an der ASH beschäftigten Hochschulangehörigen geändert werden müssen, können z.B. sein: geänderter Status an der Hochschule, geänderte Raumnummer des Dienstraumes, geänderte private Telefonnummer, Änderung einer Befristung im Arbeitsvertag.
+Sie finden die entsprechenden Eingabefelder dafür auf der Ebene **1** unter den Registerkarten: **Funktionen, Dienstadresse, Privatadresse, Gehört zu…** :
+{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:2b_personen3.png?direct |}}
+Notwendig ist bei befristeten Arbeitsverträgen die Eintragung von Frist-Veränderung des Vertragsendes (= **Bis**) am Ende der Datenzeile:
+{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:2b_personen6.png?direct |}}
+Bei einer Veränderung der Vertragsfrist muss auch auf Ebene 3 auf der Registerkarte Login die veränderte Dauer des Vertrages unter Bis angegeben werden:
+{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:2b_personen12.png?direct |}}