Belegsystem Anleitung zur Eintragung von Personaldaten für Mitarbeiter*in(nen)

Personaldaten von Mitarbeitenden an der ASH werden in zwei Datenbanken gespeichert: im LDAP und im elektronischen Belegsystem.

Im LDAP werden die Benutzerkonten u.a. mit Login-Daten und die Zugriffsrechte auf das Rechnernetz und die Laufwerke verwaltet, im elektronischen Belegsystem u.a. die Zugehörigkeiten zu Einrichtungen der ASH und die Rollen der Mitarbeitenden mit den jeweiligen Zugriffsrechten im Belegsystem.

Die Daten beider Datenbanken müssen abgestimmt (synchronisiert) sein, d.h. die Personendaten im Belegsystem müssen einen entsprechenden Eintrag im LDAP haben, damit die Anmeldung und der Zugriff auf benötigte Laufwerke gewährt wird. Daher werden Neueintragungen und Änderungen an Personaldaten jede Nacht aus dem Belegsystem ins LDAP übertragen. Am nächsten Tag steht dann das Benutzerkonto zur Verfügung.

Aus den genannten Gründen empfiehlt es sich, möglichst frühzeitig Personaldaten für (neue) Mitarbeitende einzutragen, damit die dazugehörigen Zugriffsrechte auf die IT-Dienste (Laufwerke etc.) rechtzeitig zur Arbeitsaufnahme zur Verfügung stehen.

Wichtig: Zwingend notwendig zur Erstellung eines Benutzerkontos müssen folgende Angaben eingetragen werden: Name, Personalstatus, Geburtsdatum, Zuordnung zu Einrichtung, E-Mailadresse, vollständige Postanschrift (Straße, PLZ, Ort), Anfang (und ggf. Ende des Arbeitsvertrages).

(Die E-Mailadresse muss keine ASH-E-Mail-Adresse sein, es kann auch eine private E-Mail-Adresse sein.)

Im folgenden wird beschrieben, wie die Eintragungen vorzunehmen sind. Es wird unterschieden zwischen

• Eintragungen für neue Mitarbeitende und
• Datenänderungen für Mitarbeitende, die bereits Hochschulangehörige sind.

Bei Fragen kontaktieren Sie bitte das Computerzentrum
E-Mail: itservice@ash-berlin.eu
Tel.: 030 99 245 215
persönlich: Mo bis Do von 10:00 Uhr bis 15:00 Uhr in Raum 222