Belegsystem Anleitung zur Eintragung von Personaldaten für Mitarbeiter*in(nen)

Personaldaten von Mitarbeitenden an der ASH werden in zwei Datenbanken gespeichert: im LDAP und im elektronischen Belegsystem.

Im LDAP werden die Benutzerkonten u.a. mit Login-Daten und die Zugriffsrechte auf das Rechnernetz und die Laufwerke verwaltet, im elektronischen Belegsystem u.a. die Zugehörigkeiten zu Einrichtungen der ASH und die Rollen der Mitarbeitenden mit den jeweiligen Zugriffsrechten im Belegsystem.

Die Daten beider Datenbanken müssen abgestimmt (synchronisiert) sein, d.h. die Personendaten im Belegsystem müssen einen entsprechenden Eintrag im LDAP haben, damit die Anmeldung und der Zugriff auf benötigte Laufwerke gewährt wird. Daher werden Neueintragungen und Änderungen an Personaldaten jede Nacht aus dem Belegsystem ins LDAP übertragen. Am nächsten Tag steht dann das Benutzerkonto zur Verfügung.

Aus den genannten Gründen empfiehlt es sich, möglichst frühzeitig Personaldaten für (neue) Mitarbeitende einzutragen, damit die dazugehörigen Zugriffsrechte auf die IT-Dienste (Laufwerke etc.) rechtzeitig zur Arbeitsaufnahme zur Verfügung stehen.

Wichtig: Zwingend notwendig zur Erstellung eines Benutzerkontos müssen folgende Angaben eingetragen werden: Name, Personalstatus, Geburtsdatum, Zuordnung zu Einrichtung, E-Mailadresse, vollständige Postanschrift (Straße, PLZ, Ort), Anfang (und ggf. Ende des Arbeitsvertrages).

(Die E-Mailadresse muss keine ASH-E-Mail-Adresse sein, es kann auch eine private E-Mail-Adresse sein.)

Im folgenden wird beschrieben, wie die Eintragungen vorzunehmen sind. Es wird unterschieden zwischen

• Eintragungen für neue Mitarbeitende und
• Datenänderungen für Mitarbeitende, die bereits Hochschulangehörige sind.

Bei Fragen kontaktieren Sie bitte das Computerzentrum
E-Mail: itservice@ash-berlin.eu
Tel.: 030 99 245 215
persönlich: Mo bis Do von 10:00 Uhr bis 15:00 Uhr in Raum 222

Wichtig: Zwingend notwendig zur Erstellung eines Benutzerkontos müssen folgende Angaben eingetragen werden: Name, Personalstatus, Geburtsdatum, Zuordnung zu Einrichtung, E-Mailadresse, vollständige Postanschrift (Straße, PLZ, Ort), Anfang (und ggf. Ende des Arbeitsvertrages).

(Die E-Mailadresse muss keine ASH-E-Mail-Adresse sein, es kann auch eine private E-Mail-Adresse sein.)

Sie loggen sich mit Ihren Zugangsdaten in das elektronische Belegsystem ein und wechseln ggf. die Rolle zum Einrichtungsadmin:

Nach dem Einloggen in das Belegsystem wählen Sie in der oberen waagerechten Leiste den Menüpunkt Personen. In der folgenden Ansicht wählen Sie in der linken Menüleiste Personen bearbeiten aus. In der Maske Suche nach Personen wählen Sie unten Neue Person durch „Anklicken“ aus, s.u. Bitte prüfen Sie zuvor, ob es die Person bereits gibt: Namen eingeben und auf Suche starten klicken:

In die jetzt erscheinende Maske tragen Sie die Daten der neuen Person folgendermaßen ein:

Nach vollständiger Eintragung der Daten, klicken Sie auf Speichern.

Die Person ist jetzt im Belegsystem angelegt. Bitte vergessen Sie nicht das Geburtsdatum und ggf. Angaben zum Titel und akademischen Grad der Person.

Das Geburtsdatum wird zwingend zur Erstellung des Nutzeraccounts benötigt.

Nach dem Speichern erscheinen Auswahlkarteien (Registerkarten) und die Menüpunkte 1 2 3 oberhalb der Eingabe-Maske:

Auf der Registerkarte Funktionen auf dem Menüpunkt 1 bestimmen Sie die Einrichtung und die Funktion anhand des jeweiligen Auswahlmenüs.

An dieser Stelle werden der jeweiligen Abteilung (= Einrichtung) Mitarbeitende (= Funktion) zugeordnet, wie hier im Beispiel ein(e) Mitarbeiter(in) dem Sekretariat:

Finden Sie in der Auswahlliste eine Funktion nicht, wenden Sie sich bitte an lsf@ash-berlin.eu.

Nach Speichern der Eingabe erscheint am Anfang der Datenzeile ein grünes Häkchen:

Notwendig ist die Eintragung des Arbeitsbeginns (= Von) und bei befristeten Verträgen auch das Ende des Vertrages (= Bis) am Ende der Datenzeile:

Auf der Registerkarte Dienstadresse tragen Sie das Dienstzimmer anhand des Auswahlmenüs ein. Bei Dienstadressen in der Döbelner Straße wählen Sie bitte Außengebäude Dö. Raumnummer (s.u.) aus: