lsf:manual_verwaltung_personal:personendaten_ins_belegsystem_eintragen

Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

Link zu dieser Vergleichsansicht

Beide Seiten der vorigen Revision Vorhergehende Überarbeitung
Nächste Überarbeitung		 Vorhergehende Überarbeitung
lsf:manual_verwaltung_personal:personendaten_ins_belegsystem_eintragen [2022/12/14 15:37] – Der Setzerlsf:manual_verwaltung_personal:personendaten_ins_belegsystem_eintragen [2022/12/14 16:05] (aktuell) – Der Setzer
Zeile 66: Zeile 66:
  
 Auf der Registerkarte **Dienstadresse** tragen Sie das **Dienstzimmer** anhand des Auswahlmenüs ein. //FIXME//<del>Bei Dienstadressen in der Döbelner Straße wählen Sie bitte **Außengebäude** Dö. Raumnummer (s.u.) aus:</del> Auf der Registerkarte **Dienstadresse** tragen Sie das **Dienstzimmer** anhand des Auswahlmenüs ein. //FIXME//<del>Bei Dienstadressen in der Döbelner Straße wählen Sie bitte **Außengebäude** Dö. Raumnummer (s.u.) aus:</del>
 +{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:2b_personen7.png?direct |}}
  
 +Durch Anklicken des Links **Übernehmen** wird die Adresse automatisch hinzugefügt:
 +{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:2b_personen8.png?direct |}}
  
 +Bei Lehrbeauftragten, die keinen eigenen Raum an der ASH haben, bleiben die Felder leer.
  
 +Anschließend tragen Sie an dieser Stelle fehlende Daten wie **Telefon** und **E-Mail Adresse (Voraussetzung für die Erstellung eines ASH-Accounts)** in die Maske ein und bestätigen Ihre Eintragungen mit **Speichern**.
 +
 +Hier werden auch **E-Mail-Adresse** und **Telefonnummer** von Lehrbeauftragten eingetragen, die den Studierenden bekannt gemacht werden sollen:
 +{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:2b_personen9.png?direct |}}
 +
 +Auf der Registerkarte **Privatadresse** tragen Sie bitte die **Privatdresse (Voraussetzung für die Erstellung eines ASH-Accounts)** ein, setzen das Häkchen bei **nicht öffentlich** und bestätigen mit **Speichern**:
 +{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:2b_personen10.png?direct |}}
 +
 +Hier ist bei Mitarbeiter*innen und Professor*innen die ASH-E-Mailadrese einzutragen, für Lehrbeauftragte erneut die private E-Mail-Adresse.
 +
 +Auf der Auswahlkartei **Gehört zu …** wählen Sie entsprechend die Abteilung und Aufgaben und damit die Zugehörigkeit an der ASH aus und bestätigen die Auswahl mit **Speichern**:
 +{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:2b_personen11.png?direct |}}
 +
 +Die Aufzählungen des Strukturbaums sind Links, die anklickbar und somit aufklappbar sind. So können Sie die gewünschte Abteilung auswählen.
 +
 +Alle Lehrenden gehören zu ASH-Dozent*innen.
 +
 +Im Menüpunkt **3** auf der Registerkarte **Login** tragen Sie die Daten zum Login/ Anmeldung ein.
 +
 +Der Benutzername setzt sich wie folgt zusammen: Nachname plus 1. Buchstabe des Vornamens, wobei alle Buchstaben klein geschrieben werden. Bei Doppelnamen bitte nur den ersten angeben, bei Nachnamen mit Umlauten werden diese aufgelöst (ä=ae, ü=ue, ö=oe). Die **maximale Länge** des Benutzernamens beträgt **12 Zeichen**!//FIXME//
 +//OBSOLETE?//
 +
 +Beispiel Benutzername: Name = Andrea Müller-Schulze → muellera.
 +
 +Das Passwort müssen Sie nicht manuell eingaben. Aus dem Straßennamen der Privatadresse und dem Geburtsdatum wird für die Benutzeranmeldung im Netz der ASH das Passwort automatisch generiert.
 +
 +Bitte geben Sie auch hier die Dauer des Vertrages (**Von, Bis**) an, um die Gültigkeit des Accounts automatisch setzen zu können **(Voraussetzung für die Erstellung eines ASH-Accounts)**:
 +{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:2b_personen12.png?direct |}}
 +
 +Das Ende-Datum ist nur für befristete Verträge nötig.
 +
 +Nach dem Speichern erscheint hinter dem Endedatum ein kleines Dreieck: 
 +{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:2b_personen13.png?direct |}}
 +
 +Dieses Dreieck klicken Sie bitte an, um z.B. für Lehrende und Mitarbeiter*innen der Verwaltung die Rolle festzulegen, s.u..
 +
 +**Ohne diese Rolle ist kein Login ins Belegsystem und in Moodle möglich.**
 +{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:2b_personen14.png?direct |}}
 +
 +{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:2b_personen15.png?direct |}}
 +
 +Wird statt eines Dreiecks die Meldung angezeigt, dass der/die Nutzer*in bereits existiert, muss ein neuer Benutzername gebildet werden.
 +
 +Beispiel: Als Nutzerin soll Agnes Müller eingetragen werden.
 +
 +Der Benutzername existiert bereits (muellera für Andrea Müller-Schulze). In diesem Falle wird Benutzername aus Nachname plus 1. und 2. Buchstabe des Vornamens gebildet: muellerag.
 +
 +Folgende Daten sind nun für alle sichtbar:
 +{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:2b_personen16.png?direct |}}
 +
 +==== - Fehlermeldung bei Eintragung ====
 +Nach Eingabe des Logins und des Anfangsdatums des Arbeitsvertrages einer Person kann es in seltenen Fällen zu folgender Fehlermeldung kommen:
 +{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:2c_personen1.png?direct |}}
 +
 +Dieser Fehler tritt auf, wenn z.B. externe Studierende hier als Tutor*in gearbeitet haben oder Personen vorher in wissenschaftlichen Projekten o.ä. tätig waren und nun in anderer Funktion als Mitarbeitende eingetragen werden sollen.
 +
 +Dann ist der Benutzername (=Login) bereits in der Nutzerverwaltung (LDAP) vorhanden, aber im Belegsystem nicht.
 +
 +Wenn es sich um diesselbe Person handelt, bitte **Trotzdem speichern**.
 +
 +Wenn es sich um eine andere Person handelt, wählen Sie bitte ein anderes Login.
 +
 +===== - Datenänderungen für Mitarbeitende, die bereits Hochschulangehörige sind =====
 +Nach dem Einlogen in das Belegsystem suchen Sie die gewünschte Person unter **Suche nach Personen** mit ihrem **Nachnamen**:
 +{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:3_personen1.png?direct |}}
 +
 +Die **Suche nach Personen** liefert das folgende Ergebnis:
 +{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:3_personen2.png?direct |}}
 +
 +Nur Sie in der Rolle als **Einrichtungsadministrator*in** können alle Personendaten so wie oben dargestellt sehen. Externe bzw. Studierende sehen nur den Teil der Daten, der öffentlich freigegeben ist.
 +
 +Über den Edit-Button gelangen Sie in den Editiermodus.
 +
 +Daten, die ggf. bei bereits an der ASH beschäftigten Hochschulangehörigen geändert werden müssen, können z.B. sein: geänderter Status an der Hochschule, geänderte Raumnummer des Dienstraumes, geänderte private Telefonnummer, Änderung einer Befristung im Arbeitsvertag.
 +
 +Sie finden die entsprechenden Eingabefelder dafür auf der Ebene **1** unter den Registerkarten: **Funktionen, Dienstadresse, Privatadresse, Gehört zu…** :
 +{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:2b_personen3.png?direct |}}
 +
 +Notwendig ist bei befristeten Arbeitsverträgen die Eintragung von Frist-Veränderung des Vertragsendes (= **Bis**) am Ende der Datenzeile:
 +{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:2b_personen6.png?direct |}}
 +
 +Bei einer Veränderung der Vertragsfrist muss auch auf Ebene 3 auf der Registerkarte Login die veränderte Dauer des Vertrages unter Bis angegeben werden:
 +{{ :lsf:manual_verwaltung_personal:2b_personen12.png?direct |}}
  
  • lsf/manual_verwaltung_personal/personendaten_ins_belegsystem_eintragen.1671028629.txt.gz
  • Zuletzt geändert: 2022/12/14 15:37
  • von Der Setzer