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Eintragung von Personaldaten
1. Einleitung
1.1 Vorinformation zum edv-technischen Prozedere
Personaldaten von Mitarbeitenden an der ASH werden in zwei Datenbanken gespeichert: Im LDAP und im Elektronischen Belegsystem.
Im LDAP werden die Accounts u.a. mit Login-Daten und die Zugriffsrechte auf das Rechnernetz und die Laufwerke verwaltet. Im Elektronischen Belegsystem werden u.a. die Zugehörigkeiten zu Einrichtungen der ASH und die Rollen der Mitarbeitenden mit den jeweiligen Zugriffsrechten im Belegsystem verwaltet.
Die Daten beider Datenbanken müssen abgestimmt (synchronisiert) sein, d.h. die Personendaten im Belegsystem müssen einen entsprechenden Eintrag im LDAP haben, damit die Anmeldung und der Zugriff auf benötigte Laufwerke gewährt wird. Daher werden Neueintragungen und Änderungen an Personaldaten jede Nacht aus dem Belegsystem ins LDAP übertragen. Am nächsten Tag steht dann der Account im LDAP mit allen Rechten zur Verfügung.
Aus den genannten Gründen empfiehlt es sich, möglichst frühzeitig Personaldaten für (neue) Mitarbeitende einzutragen, damit die dazugehörigen Zugriffsrechte auf die IT-Dienste (Laufwerke etc.) rechtzeitig zur Arbeitsaufnahme zur Verfügung stehen.
1.2 Notwendige Angaben für einen neuen Account
Zwingend notwendig zur Erstellung eines Accounts müssen folgende Angaben eingetragen werden:
- Name
- Personalstatus
- Geburtsdatum
- Zuordnung zu Einrichtung
- E-Mailadresse
- vollständige private Postanschrift (Straße, PLZ, Ort)
- Anfang (und ggf. Ende des Arbeitsvertrages).
Die E-Mailadresse muss keine ASH-E-Mail-Adresse sein, es kann auch eine private E-Mail-Adresse sein.
Im folgenden wird beschrieben, wie die Eintragungen vorzunehmen sind. Es wird unterschieden zwischen
1.3 Einloggen und Rolle wählen
Sie loggen sich mit Ihren Zugangsdaten in das Elektronische Belegsystem ein und wechseln (ggf.) die Rolle zum Einrichtungsadmin:
2. Eintragungen für neue Mitarbeitende
2.1 Neue Person anlegen und Daten eintragen
Nach dem Einloggen in das Belegsystem wählen Sie in der oberen waagerechten Leiste den Menüpunkt Personen. In der folgenden Ansicht wählen Sie in der linken Menüleiste Personen bearbeiten aus. In der Maske Suche nach Personen wählen Sie unten Neue Person durch Anklicken aus, s.u. Wenn Sie zuvor prüfen wollen, ob es die Person bereits gibt: Namen eingeben und auf Suche starten klicken:
In die jetzt erscheinende Maske Person erstellen tragen Sie die Daten der neuen Person folgendermaßen ein und bestätigen mit Speichern:
Über die Listenpfeile rechts der Eingabefelder können Sie die entsprechenden Eintragungen auswählen:
Die Person ist jetzt im Belegsystem angelegt.
Das Geburtsdatum wird zwingend zur Erstellung des Personen-Accounts benötigt.
Nach dem Speichern erscheinen Auswahlkarteien (Registerkarten) und die Menüpunkte 1 2 3 oberhalb der Eingabe-Maske:
2.2 Einrichtung und Funktion
Auf der Registerkarte Funktionen auf dem Menüpunkt 1 bestimmen Sie die Einrichtung und die Funktion anhand des jeweiligen Auswahlmenüs.
An dieser Stelle werden der jeweiligen Abteilung (= Einrichtung) Mitarbeitende (= Funktion) zugeordnet, wie hier im Beispiel ein(e) studentische Mitarbeiter(in) der Verwaltung FB II:
Notwendig ist die Eintragung des Arbeitsbeginns (= Von) und bei befristeten Verträgen auch das Ende des Vertrages (= Bis) am Ende der Datenzeile:
Nach Speichern der Eingabe erscheint am Anfang der Datenzeile ein grünes Häkchen:
Die neu eingetragene Person wird nun in der Hochschulstruktur unterhalb ihrer Abteilung in ihrer Funktion angezeigt:
2.3 Dienstadresse
Auf der Registerkarte Dienstadresse tragen Sie das Dienstzimmer anhand des Auswahlmenüs ein.
Durch Anklicken des Links Übernehmen wird die Adresse automatisch hinzugefügt:
Bei Personen wie z.B. Lehrbeauftragte, die keinen eigenen Raum an der ASH haben, bleiben die Felder leer.
Anschließend tragen Sie an dieser Stelle fehlende Daten wie Telefon und E-Mail Adresse ein und bestätigen mit Speichern. Diese Daten sind öffentlich sichtbar, d.h., hier werden z.B. E-Mail-Adresse und ggf. Telefonnummer von Hochschullehrenden eingetragen, die den Studierenden als Kontaktdaten bekannt gemacht werden sollen:
Wie das Geburtsdatum wird die E-Mailadresse zwingend zur Erstellung des Accounts der Person benötigt.
2.4 Privatadresse
Auf der Registerkarte Privatadresse tragen Sie bitte die Privatdresse ein und bestätigen mit Speichern:
Die Privatadresse ist nicht öffentlich sichtbar, siehe voreingestellter Haken bei Nicht öffentlich.
(Ihnen als Einrichtungsadmin wird die Privatadresse jedoch angezeigt.)
Wie das Geburtsdatum und die E-Mailadresse wird die Privatadresse zwingend zur Erstellung des Accounts der Person benötigt.
2.5 Abteilung
Auf der Auswahlkartei Gehört zu … wählen Sie entsprechend die Abteilung und Aufgaben und damit die Zugehörigkeit an der ASH aus und bestätigen die Auswahl mit Speichern.
Die an dieser Stelle eingetragene Zugehörigkeit sollte der der Person zugeordneten Einrichtung entsprechen, s.o. unter Punkt Einrichtung.
Durch eingetragene Zugehörigkeit in der Registerkarte Gehört zu… erhält die Person die damit verbundenen Rechte im Belegsystem.
Die Aufzählungen des Strukturbaums sind Links, die anklickbar und somit aufklappbar sind. So können Sie die gewünschte Abteilung auswählen.
Alle Lehrenden gehören zu ASH-Dozent*innen.
2.6 Login
Im Menüpunkt 2 auf der Registerkarte Login tragen Sie die Daten zum Login/ Anmeldung ein.
Der Anmeldename setzt sich wie folgt zusammen: Nachname plus 1. Buchstabe des Vornamens, wobei alle Buchstaben klein geschrieben werden. Bei Doppelnamen bitte nur den ersten angeben, bei Nachnamen mit Umlauten werden diese aufgelöst (ä=ae, ü=ue, ö=oe).
Beispiel Anmeldename: Name = Andrea Müller-Schulze → muellera.
Das Passwort müssen Sie nicht manuell eingaben. Aus dem Straßennamen der Privatadresse und dem Geburtsdatum wird für die Benutzeranmeldung im Netz der ASH das Passwort automatisch generiert.
Bitte geben Sie auch hier die Dauer des Vertrages (Von, Bis) an. Das Ende-Datum ist nur für befristete Verträge nötig.
Wie Geburtsdatum, E-Mailadresse, Privatadresse wird die Eintragung der Vertragsdauer zwingend zur Erstellung des Accounts der Person benötigt.
Nach dem Speichern erscheint hinter dem Endedatum ein Buch-Symbol:
Klicken Sie diesen Link bitte an, um die Rolle der Person festzulegen.
Ohne diese Rolle ist kein Login ins Belegsystem und andere IT-Dienste der ASH wie z.B. Moodle möglich.
Wird statt des Buch-Symbols am Ende der Zeile die Meldung angezeigt, dass der/die Nutzer*in bereits existiert, muss ein neuer Anmeldename gebildet werden.
Beispiel: Als Nutzerin soll Agnes Müller eingetragen werden.
Der Anmeldename existiert bereits (muellera für Andrea Müller-Schulze). In diesem Falle wird der Anmeldename aus Nachname plus 1. und 2. Buchstabe des Vornamens gebildet: muellerag.
2.7 Person als öffentlich oder nicht öffentlich sichtbar eintragen
Nach vollständiger Eingabe aller Daten zeigt das Belegsystem für alle sichtbar folgenden Eintrag:
Sind Sie als Einrichtungsadmin eingeloggt, wird Ihnen (und nur Ihnen als Einrichtungsadmin!) außerdem die Privatadresse angezeigt:
Ist das Häkchen ganz unten auf der Registerkarte Person bei der Eintragung der Daten auf nicht öffentlich gesetzt worden:
… wird die Person für alle als nichtöffentlich angezeigt, sowohl in der Personensuche:
… als auch in der Hochschulstruktur:
3. Datenänderungen für Mitarbeitende, die bereits Hochschulangehörige sind
3.1 Personensuche
Als Einrichtungsadmin können Sie Personaldaten von Personen ändern, die Ihrer Einrichtung zugeordnet sind. Dies können persönliche Daten sein, aber auch die Änderung von Funktionen und Aufgaben und die Zuordnung zu Abteilungen innerhalb Ihrer Einrichtung. Sie gehen bei der Dateneingabe so vor, wie oben unter Eintragungen für neue Mitarbeitende. Sie legen jedoch natürlich keine neue Person an, sondern bearbeiten die Daten von bereits im Belegsystem eingetragener Personen.
Nach dem Einlogen in das Belegsystem suchen Sie die gewünschte Person unter Suche nach Personen mit ihrem Nachnamen:
Die Suche nach Personen liefert das folgende Ergebnis:
Nur Sie in der Rolle als Einrichtungsadministrator*in können alle Personendaten so wie oben dargestellt sehen. Externe bzw. Studierende sehen nur den Teil der Daten, der öffentlich freigegeben ist.
Über den Edit-Stift gelangen Sie in den Editiermodus.
Daten, die ggf. bei bereits an der ASH beschäftigten Hochschulangehörigen geändert werden müssen, können z.B. sein: geänderter Status an der Hochschule, geänderte Raumnummer des Dienstraumes, geänderte private Telefonnummer, Änderung einer Befristung im Arbeitsvertag.
Sie finden die entsprechenden Eingabefelder dafür auf der Ebene 1 unter den Registerkarten: Funktionen, Dienstadresse, Privatadresse, Gehört zu… :
3.2 Änderung der Zugehörigkeit zu einer Abteilung und/oder Tätigkeit
Sie stellen fest, eine Person ist im Strukturbaum des Belegsystems falsch eingeordnet oder hat Abteilung und/oder Tätigkeit gewechselt oder weitere Tätigkeiten übernommen. Exemplarisch soll im Folgenden Lisa Beispiel dem Bereich Verwaltung innerhalb des FB II zugeordnet werden. Aktuell ist sie noch dem FB II direkt zugeordnet:
Die Änderungen im Strukturbaum können wie folgt eingetragen werden:
Durch Anklicken des Namens gelangen Sie auf die Angaben zur Person und gehen über den Editierstift in den Editiermodus:
Sie löschen die bestehende Eintragung auf der Registerkarte Funktionen, in dem Sie das Häkchen vor der Datenzeile setzen und mit Löschen und in der darauffolgenden Ansicht mit Entgültig löschen bestätigen:
Alle zuvor eingetragenen Daten sind nun gelöscht:
Die veränderten Angaben können eingegeben werden, entsprechend der o.g. Eingabe von Daten zu Einrichtung und Funktion:
Die Änderung im Strukturbaum werden wie folgt angezeigt:
Abteilung (= Einrichtung) Tätigkeit (= Funktion)
Notwendig ist bei befristeten Arbeitsverträgen die Eintragung von Frist-Veränderung des Vertragsendes (= Bis) am Ende der Datenzeile:
Bei einer Veränderung der Vertragsfrist muss auch auf Ebene 3 auf der Registerkarte Login die veränderte Dauer des Vertrages unter Bis angegeben werden:
