Belegsystem Anleitung für Lehrende

Am Ende jedes Semesters werden die Lehrveranstaltungen abgeschlossen, in dem Sie entweder die Teilnahme der Studierenden bestätigen (TE) oder bei nicht ausreichender Teilnahme auf WH für wiederholen klicken, s. Abschnitt 7.1.

Der Prüfungszeitraum liegt zwischen ca. 6 Wochen nach Semesterstart und dem Ende des Semesters. Bis zu diesem Zeitpunkt können sich Studierende zur Prüfung elektronisch anmelden. Spätestens 4 Wochen nach Beginn des Folgesemesters sollten Sie die Noten über die Notenverbuchung eingetragen haben, s. Abschnitt 7.2.

Unter bestimmten Voraussetzungen können in Ausnahmefällen Nachweise gedruckt werden, die als Leistungsnachweise den Studierenden oder im Original dem Prüfungsamt ausgehändigt werden können, s. Abschnitt 7.3.

Möchten Sie Teilnahmebestätigungen oder Noten für Prüfungsleistungen in einem vorherigen Semester eintragen, wählen Sie zuerst das entsprechende Semester aus, s. Abschnitt 3.

Zu der nötigen Ansicht gelangen Sie nach dem Einloggen in das Belegsystem über den Link Meine Teilnehmer/Teilnehmerinnen links in der Navigationsleiste und weiter mit Belegung-Info (rechts neben der Veranstaltung) und Teilnahmebestätigung (unterhalb der Veranstaltung), s. auch Abschnitt 5.

Sie bestätigen die Teilnahme durch Klicken in den Kreis in der Spalte TE bzw. WH:

• TE: die Teilnehmer*innen haben an der Veranstaltung ausreichend teilgenommen.
• WH: Studierende haben an der Veranstaltung nicht oder nicht ausreichend teilgenommen. Die Veranstaltung muss wiederholt werden.

Für die Vergabe der Credits ist diese Eintragung zwingend notwendig. Bei zweisemestrigen Veranstaltungen ist für jedes Semester ein Teilnahmevermerk nötig.

Die Eintragungen TE und WH werden jeweils nachts in die Prüfungsverwaltung übernommen und sind dann im Belegsystem nicht mehr veränderbar.

Unter Meine Funktionen - Notenverbuchung werden Ihnen die Prüfungen angezeigt, die Ihren Veranstaltungen zugeordnet sind und für die Sie als Prüfer*in eingetragen sind:

Ist der Link Notenverbuchung nicht in der linken Navigationsleiste aufgeführt, haben sich entweder keine Studierende zur Prüfung bei Ihnen angemeldet oder Sie sind nicht als Prüfer*in eingetragen. Im letzteren Fall wenden Sie sich bitte an den IT-Service über: https://ticket.ash-berlin.eu.

Klicken Sie auf den gewünschten Prüfungstermin. Es erscheinen nur Prüfungen, zu denen sich Studierende angemeldet haben. Bitte wählen Sie hier eine Prüfung aus. Es erscheint folgende Tabelle:

Bei der Noteneingabe sind in der Tabelle folgende Pflichtfelder zu füllen: Note, Prüfungsdatum und Prüfungsform.

Sortierung

Durch Klicken auf die Pfeile im Tabellenkopf können die Daten entsprechend sortiert werden:

Note

Bei unbenoteten Prüfungen wird in der Spalte Note die Zeichen + + eingetragen.

Note

Für benotete Prüfungen wird die Note dreistellig ohne Komma eingegeben (z.B. für die Note 1,3 wird 130 eingegeben). Der Cursor muss am Anfang des Eingabefeldes stehen, um eine dreistellige Zahl ein zu geben.

Prüfungsdatum

Das Prüfungsdatum wird zehnstellig eingegeben, also mit Punkten (z.B. 23.07.2015).

Prüfungsform

Als Prüfungsform tragen Sie bitte das Kürzel ein, entsprechend der Legende oberhalb der Tabelle in der Notenverbuchung.

Bewertungsart

Eine Übersicht über die Bewertungsarten erhält man nach Klicken auf den Eintrag in der Spalte Bewertungsart:

Liegt ein Täuschungsversuch vor, tragen Sie bitte zusätzlich zum Prüfungsdatum als Note ein TA (bei benoteten Prüfungen) bzw TAu (bei unbenoteten Prüfungen) ein. Das System setzt nach dem Speichern den Vermerk ebenfalls auf TA bzw. TAu (Täuschungsversuch bei unbenoteten Prüfungsleistung) und den Status auf NB (=nicht bestanden):

Beachten Sie bitte, dass Sie nach 20 Minuten ohne Aktivitäten automatisch vom System abgemeldet werden. Alle Eingaben gehen verloren! Speichern Sie deshalb zwischendurch (nach vorheriger Kontrolle) Ihre Dateneingabe.

Bevor Sie Ihre Änderungen speichern, prüfen Sie bitte Ihre Angaben genau. Eine Änderung der bereits gespeicherten Daten können Sie nicht mehr selbst vornehmen, sondern müssen dies beim Prüfungsamt beantragen.

War das Speichern erfolgreich, erscheint in der Spalte Verbuchungsergebnis: Ok, Datensatz wurde geändert. Die Studierenden können im Belegsystem die eingetragene Note in ihrem Notenspiegel sofort einsehen.

Wurde die Teilnahmebestätigung (TN) am gleichen Tag wie die Notenverbuchung durchgeführt, werden die Credits erst am nächsten Tag (nach der Generierung druch das Prüfungsamt) für Sie und die Studierenden sichtbar. War die TN bereits mindestens einen Tag vor der Notenverbuchung eingetragen, werden die Credits sofort sichtbar. Bei fehlender TN werden keine Credits angezeigt. Sind alle Teilleistungen für ein Modul erfolgreich bestanden, erscheinen die Credits der Studierenden, fehlt noch mindestens eine Teilleistung, werden keine Credits erteilt.

Nach Beendigung der Eingaben bzw. am Ende des Prüfungszeitraums nach Eingabe aller Noten geben Sie bitte eine unterschriebene Liste der erteilten Noten im Prüfungsamt ab.

Sie erhalten diese Liste über den Link Unterschriftsliste, der sich am Ende der Seite der Notenverbuchung befindet. Diese Liste drucken Sie bitte aus. Tragen Sie bitte für Projektseminare und Wahlmodule die jeweiligen Titel ein, bei Fremdsprachenseminaren das Sprachniveau und/oder die Sprache, in der das Seminar veranstaltet wurde. Versehen Sie die Liste mit Ihrer Unterschrift und geben Sie sie im Prüfungsamt ab.

Sie können jederzeit eine Prüfungsbezogene Notenansicht ausdrucken. Die Liste zeigt immer alle „Ihre“ Noten dieser Prüfung des gewählten Prüfungszeitraumes. Sie können nach jeder Noteneingabe die Liste ausdrucken und im Prüfungsamt abgeben. Sie können auch am Ende des Prüfungszeitraums die Gesamtliste im Prüfungsamt abgeben.

Studierende, deren Prüfungsergebnisse Sie gespeichert haben, sind bei erneutem Aufruf der Notenverbuchung zwar sichtbar, können aber nicht mehr editiert werden. Alle durch Sie verbuchten Prüfungsleistungen finden Sie unter dem Link Notenansicht links in der Navigationsleiste. Unter dem Link Meine Funktionen - Notenansicht können Sie die Noten einsehen und hieraus ebenfalls eine Liste mit den Prüfungsergebnissen erstellen, s. a. im Abschnitt 8.

Studierende können sich jeweils ab 6 Wochen nach Beginn eines Semesters bis zum Semesterende (in einem Sommersemester bis einschließlich 30.09. und in einem Wintersemester bis einschließlich 31.03.) zur Prüfung anmelden.

Sollten Studierende die Anmeldung zur Prüfung verpasst haben und Sie die Prüfungsleistung somit nicht elektronisch verbuchen können, kann Ihrerseits ein Nachweis aus der Teilnahmeliste, s. Abschnitt 7.1, gedruckt werden:

Der Nachweis gilt als Leistungsnachweis und kann nach Ergänzung von Note, Prüfungsdatum (Tag der Abgabe der Hausarbeit, Tag der Klausur, Tag der mdl. Prüfung etc.) und Ihrer Unterschrift an das Prüfungsamt weiter gereicht werden. Die Note wird nun vom Prüfungsamt in das elektronische Belegsystem eingetragen:

Wenn Sie die Prüfungsleistung nicht, wie im Abschnitt 7.2 beschrieben, elektronisch verbucht haben, bekommt den Original-Nachweis das Prüfungsamt. Bitte ergänzen Sie unbedingt die erforderlichen Angaben (Note und Prüfungsdatum) und unterschreiben Sie den Nachweis. Sie sollten in diesem Fall je eine Kopie des Nachweises für sich und den/die Studierende/n machen.

Über den Link Nachweise drucken am Ende der Tabelle können Sie außerdem für alle Teilnehmer*innen gleichzeitig den Ausdruck vornehmen: