Belegsystem Anleitung für Lehrende

Am Ende jedes Semesters werden die Lehrveranstaltungen abgeschlossen, in dem Sie entweder die Teilnahme der Studierenden bestätigen (TE) oder bei nicht ausreichender Teilnahme auf WH für wiederholen klicken, s. Abschnitt 7.1.

Der Prüfungszeitraum beginnt mit Semesterstart und endet am Semesterende. Studierende können sich über das gesamte aktuelle Semester zur Prüfung anmelden. Spätestens 4 Wochen nach Beginn des Folgesemesters sollten Sie die Noten über die Notenverbuchung eingetragen haben, s. Abschnitt 7.2.

Möchten Sie Teilnahmebestätigungen oder Noten für Prüfungsleistungen in einem vorherigen Semester eintragen, wählen Sie zuerst das entsprechende Semester aus, s. Abschnitt 3.

Zu der nötigen Ansicht gelangen Sie nach dem Einloggen in das Belegsystem über den Link Meine Teilnehmer/Teilnehmerinnen links in der Navigationsleiste und weiter mit Belegung-Info (rechts neben der Veranstaltung) und Teilnahmebestätigung (unterhalb der Veranstaltung), s. auch Abschnitt 5.

Sie bestätigen die Teilnahme durch Klicken in den Kreis in der Spalte TE bzw. WH:

• TE: die Teilnehmer*innen haben an der Veranstaltung ausreichend teilgenommen.
• WH: Studierende haben an der Veranstaltung nicht oder nicht ausreichend teilgenommen. Die Veranstaltung muss wiederholt werden.

Für die Vergabe der Credits ist diese Eintragung zwingend notwendig. Bei zweisemestrigen Veranstaltungen ist für jedes Semester ein Teilnahmevermerk nötig.

Die Eintragungen TE und WH werden jeweils nachts in die Prüfungsverwaltung übernommen und sind dann im Belegsystem nicht mehr veränderbar.

Unter Meine Funktionen - Notenverbuchung werden Ihnen die Prüfungen angezeigt, die Ihren Veranstaltungen zugeordnet sind und für die Sie als Prüfer*in eingetragen sind:

Ist der Link Notenverbuchung nicht in der linken Navigationsleiste aufgeführt, haben sich entweder keine Studierende zur Prüfung bei Ihnen angemeldet oder Sie sind nicht als Prüfer*in eingetragen. Im letzteren Fall wenden Sie sich bitte an den IT-Service über: https://ticket.ash-berlin.eu.

Klicken Sie auf den gewünschten Prüfungstermin. Es erscheinen nur Prüfungen, zu denen sich Studierende angemeldet haben. Bitte wählen Sie hier eine Prüfung aus. Es erscheint folgende Tabelle:

Bei der Noteneingabe sind in der Tabelle folgende Pflichtfelder zu füllen: Note, Prüfungsdatum und Prüfungsform.

Sortierung

Durch Klicken auf die Pfeile im Tabellenkopf können die Daten entsprechend sortiert werden:

Note

Bei unbenoteten Prüfungen werden in der Spalte Note zwei Pluszeichen ++ eingetragen.
Bei nicht bestandenen unbenoteten Prüfungen werden in der Spalte Note zwei Minuszeichen - - eingetragen.

Sollten die nachfolgend genannten Gründe:

• Fristversäumnis (FR, FRu)
  
• nicht zur Prüfung erschienen (NE, NEu) oder
  
• Täuschung (TA, TAu)
  

für eine nicht bestandene Prüfungsleistung vorliegen, sind die entsprechenden Kürzel anstelle eines Notenwertes einzutragen.
(Siehe auch Hinweiskasten über der Notenverbuchungstabelle)

Note

Für benotete Prüfungen wird die Note dreistellig ohne Komma eingegeben (z.B. für die Note 1,3 wird 130 eingegeben). Der Cursor muss am Anfang des Eingabefeldes stehen, um eine dreistellige Zahl einzugeben.

Prüfungsdatum

Das Prüfungsdatum wird zehnstellig eingegeben, also mit Punkten (z.B. 23.01.2025).

Prüfungsform

Als Prüfungsform tragen Sie bitte das Kürzel ein, entsprechend der Legende oberhalb der Tabelle in der Notenverbuchung.

Liegt ein Täuschungsversuch vor, tragen Sie bitte zusätzlich zum Prüfungsdatum als Note ein TA (bei benoteten Prüfungen) bzw TAu (bei unbenoteten Prüfungen) ein. Das System setzt nach dem Speichern den Vermerk ebenfalls auf TA bzw. TAu (Täuschungsversuch bei unbenoteten Prüfungsleistung) und den Status auf NB (=nicht bestanden):

Beachten Sie bitte, dass Sie nach 20 Minuten ohne Aktivitäten automatisch vom System abgemeldet werden. Alle Eingaben gehen verloren! Speichern Sie deshalb zwischendurch (nach vorheriger Kontrolle) Ihre Dateneingabe.

Bevor Sie Ihre Änderungen speichern, prüfen Sie bitte Ihre Angaben genau. Eine Änderung der bereits gespeicherten Daten können Sie nicht mehr selbst vornehmen, sondern müssen dies bei der Prüfungsverwaltung beantragen.

War das Speichern erfolgreich, erscheint in der Spalte Verbuchungsergebnis: Ok, Datensatz wurde geändert. Die Studierenden können im Belegsystem die eingetragene Note in ihrem Notenspiegel sofort einsehen.

Sie können sich jederzeit unter dem Punkt Notenansicht eine Prüfungsbezogene Notenansicht ausdrucken. Die Liste zeigt immer alle „Ihre“ Noten dieser Prüfung des gewählten Prüfungszeitraumes. Diese Liste können Sie bei der Prüfungsverwaltung als Nachweis zu Ihrem Prüfungsvergütungsantrag abgeben.

Studierende, deren Prüfungsergebnisse Sie gespeichert haben, sind bei erneutem Aufruf der Notenverbuchung zwar sichtbar, können aber nicht mehr editiert werden. Alle durch Sie verbuchten Prüfungsleistungen finden Sie unter dem Link Notenansicht links in der Navigationsleiste. Unter dem Link Meine Funktionen - Notenansicht können Sie die Noten einsehen und hieraus ebenfalls eine Liste mit den Prüfungsergebnissen erstellen, s. a. im Abschnitt 8.

Studierende können sich ab Semesterbeginn bis zum Semesterende (in einem Sommersemester vom 01.04. bis einschließlich 30.09. und in einem Wintersemester vom 01.10. bis einschließlich 31.03.) zur Prüfung anmelden.

Sollten Studierende die Anmeldung zur Prüfung verpasst haben und Sie die Prüfungsleistung somit nicht elektronisch verbuchen können, kann Ihrerseits ein Nachweis aus der Teilnahmeliste, s. Abschnitt 7.1, gedruckt werden:

Der Nachweis gilt als Leistungsnachweis und kann nach Ergänzung von Note, Prüfungsdatum (Tag der Abgabe der Hausarbeit, Tag der Klausur, Tag der mdl. Prüfung etc.) und Ihrer Unterschrift an das Prüfungsamt weiter gereicht werden. Die Note wird nun vom Prüfungsamt in das elektronische Belegsystem eingetragen:

Wenn Sie die Prüfungsleistung nicht, wie im Abschnitt 7.2 beschrieben, elektronisch verbucht haben, bekommt den Original-Nachweis das Prüfungsamt. Bitte ergänzen Sie unbedingt die erforderlichen Angaben (Note und Prüfungsdatum) und unterschreiben Sie den Nachweis. Sie sollten in diesem Fall je eine Kopie des Nachweises für sich und den/die Studierende/n machen.

Über den Link Nachweise drucken am Ende der Tabelle können Sie außerdem für alle Teilnehmer*innen gleichzeitig den Ausdruck vornehmen: